A importância de se adotar medidas de compliance nos condomínios e edifícios

A transparência nas relações de uma gestão correta passou a fazer parte do dia a dia de muitas empresas brasileiras.

Os programas de integridade que visam evitar fraudes e processos judiciais e fiscais, tem por objetivo contribuir para que a ética e a conformidade prevaleçam dentro das empresas, evitando assim o famoso “jeitinho brasileiro” de se resolver as coisas.

Os programas de compliance passaram a ser implementados em empresas de todos os portes e segmentos a fim de evitar fraudes, desvio de verbas entre outros problemas decorrentes do cenário empresarial brasileiro.

O que é compliance?

Compliance significa estar em conformidade com as leis, padrões éticos, regulamentos internos e externos.

Tem como finalidade guiar o comportamento das empresas frente ao mercado em que atuam de forma a tornar ética e transparente todas as relações.

O compliance traz segurança, transparência nas administrações públicas e privadas.

Qual a diferença entre auditoria e compliance?

A auditoria acontece periodicamente e durante um determinado período. Já o programa de compliance, é aplicado diariamente dentro da empresa.

Empresas com um programa de compliance ativo, tem se destacado no mercado e se tornado muito mais competitivas.

Programas de conformidade se tornaram necessários dentro das empresas que optaram por trabalhar com a prevenção e assim, evitar maiores problemas.

Trazendo esta questão para o dia a dia dos condomínios e edifícios, entendemos que as relações éticas e transparentes com os prestadores de serviços, funcionário e moradores também é uma realidade no mundo condominial.

O que é compliance condominial?

Como qualquer empresa, condomínios e edifícios tem vários departamentos como: RH, trabalhista, fiscal, contábil, jurídica, operacional, ambiental, entre outros.

Isto faz com que o síndico tenha que lidar com todos os recursos angariados, prestar contas e administrar o empreendimento com integridade, transparência e ética.

O síndico tem uma responsabilidade muito grande dentro de um empreendimento, seja ele comercial ou residencial e devido aos diversos recursos que administra e questões complexas que envolvem tanto o empreendimento, quanto funcionários, fornecedores e condôminos, podem ocorrer desvio de conduta.

Por que o compliance condominial é importante?

Os condomínios e edifícios possuem muitas exigências legais que devem ser respeitadas pelo síndico.

O compliance condominial impacta diretamente na forma como o síndico age durante a sua gestão, ou seja, ter uma gestão que respeita a convenção coletiva e atua com ética em suas relações dentro do empreendimento.

Somente em 2018, o números de fraudes cometidas por síndicos aumentou em 13% no Distrito Federal.

A tendência é que este número cresça conforme for aumentando o número de condôminos dentro dos empreendimentos que cada vez mais se tornam complexos em sua administração.

Os condomínios e edifícios respondem legalmente por todas as áreas, sendo responsáveis por cumprir obrigações trabalhistas, tributárias, ambientais, bem como, nas relações comerciais.

O que as ações de compliance agregam na gestão de condomínios e edifícios?

Implantar programas de compliance dentro dos condomínios traz segurança e transparência na gestão e nas contas condominiais.

Quando o síndico se propõe a implantar um programa de compliance, ele demonstra aos condôminos a sua preocupação em tratar todos os assuntos referentes ao condomínio com transparência e efetiva legalidade.

Como iniciar um programa de compliance condominial?

O programa de compliance para ser efetivo, deve contar com a adesão de todos, sem exceção, principalmente com o suporte da administração, pois sem ele não será possível existir o programa de compliance.

Após a adesão geral, o segundo passo mais importante para se implantar as ações de compliance é, sem dúvida, conhecer a realidade e avaliar os riscos do condomínio de acordo com as suas peculiaridades.

Um outro ponto importante é definir um código de ética e conduta ou um manual de boas práticas. Lembrando que este código nada tem a ver com a convenção do condomínio. Nele serão tratados a missão e objetivos do condomínio.

É extremamente importante que nos condomínios e edifícios exista um controle interno para verificar tudo o que ocorre no condomínio.

Para que o programa de compliance tenha eficácia, é necessário treinar todos os envolvidos durante sua implantação, além de formalizar por escrito as ações realizadas.

Canais de denúncia além do livro de ocorrência e investigações internas também fazem parte do programa e são imprescindíveis para a transparência, um dos pilares do compliance.

É importante salientar que o programa de compliance não deve ser implantado pela administradora do condomínio que auxilia o síndico, mas sim seguido por ela.

O compliance condominial é a elaboração de um conjunto de normas, regras, políticas e controles internos que serão implantados no condomínio no intuito a coletividade condominial.

Implementar o processo de compliance nos condomínios e edifícios torna as relações entre todos mais transparente e segura.

O síndico que deseja ter mais sucesso em sua gestão deve fazer uso das ações de compliance estimulando a mudança de mindset e as boas práticas em seu condomínio.

A experiência do advogado condominial neste programa é de suma importância para que o empreendimento esteja blindado de ações judiciais decorrentes de falhas legais na gestão.

O programa de compliance condominial exige desde o início da sua implantação o envolvimento e o apoio incondicional do síndico para o seu resultado, já que serão necessárias mudanças de comportamento e atitudes.