LGPD: Como controlar os dados dos colaboradores?

Uma das atribuições do departamento de RH de uma empresa é controlar os dados de seus colaboradores.

Por isso, com a vigência da LGPD, escrevemos esse artigo para trazer alguns esclarecimentos e dicas de como as empresas devem se adequar a legislação.

Conforme disposto no art. 5º., incisos I e II da lei 13709/2018 (LGPD), DADOS PESSOAIS são todas as informações relacionadas a pessoa natural identificada ou identificável e DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS são os dados pessoais sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural

Lei 13709/2018 – Art. 5º Para os fins desta Lei, considera-se:

I – dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

II – dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

Em outras palavras, DADO PESSOAL é toda informação capaz de identificar uma pessoa de alguma forma. Por exemplo, o nome, números do RG, CPF ou CTPS, endereço, idade, entre outros.

E DADO PESSOAL SENSÍVEL é toda informação que pode causar algum constrangimento ou discriminação a uma pessoa.

A todo instante as empresas e até mesmo o governo coletam, armazenam e tratam referidos dados pessoais.

Com o objetivo de proteger a privacidade e a liberdade das pessoas titulares desses dados surgiu a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

A LGPD define como deve se dar o tratamento e o controle de dados pessoais e as sanções aplicáveis (a partir de agosto de 2021) para os casos de descumprimento da lei.

Como o principal objetivo da Lei de Proteção de Dados é proteger os dados das pessoas físicas de direito natural, as empresas deverão ter cuidado com a maneira que farão o tratamento dos dados e informações de clientes, usuários e, inclusive, de seus empregados.

Como fazer o controle de dados dos colaboradores?

Feitas essas considerações, o Departamento de RH das empresas precisão rever os processos que envolvem o tratamento de dados pessoais e implantar as mudanças necessárias para atuar em conformidade com a LGPD.

As empresas precisam analisar as ferramentas que utilizam e se certificarem se estão de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados para assim tornar possível o controle adequado dos dados de seus colaboradores.

Abaixo seguem algumas dicas para as empresas se adequarem à LGPD:

Trate apenas os dados necessários

Segundo a LGPD devem ser tratados apenas dados que sejam necessários e relevantes para o cumprimento de determinada finalidade.

Sendo assim, as empresas não devem coletar dados que não sejam necessários para a execução do contrato de trabalho ou para uma devida finalidade.

Analise os processos do RH

Faça uma análise dos processos de recrutamento, seleção e admissão dos empregados para ter certeza de que a coleta, armazenamento, compartilhamento e controle de dados pessoais estão sendo feitos da maneira correta e, se necessário, corrigir possíveis falhas.

Descarte dos dados

Após a extinção do contrato de trabalho e atentando-se aos prazos prescricionais previstos na legislação, as empresas deverão fazer o descarte adequado dos dados pessoais de seus ex-empregados, especialmente para evitar possíveis vazamentos.

Cuidado na contratação de empresas prestadoras de serviços

Pela LGPD a empresa tomadora e a prestadora de serviços respondem de forma solidária caso haja o tratamento inadequado dos dados pessoais. Portanto, ao fazer uma contratação de uma determinada empresa verifique se está adequada a LGPD para evitar eventual responsabilidade por descumprimento da lei.

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Melissa Noronha M. de Souza Calabró é sócia no escritório Noronha e Nogueira Advogados.

Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e em Coaching Jurídico, com formação em Professional & Self Coaching pelo IBC.
É membro efetivo da Comissão de Coaching Jurídico da OAB/SP.

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