LGPD e os Impactos com Relação aos ex-empregados

Como ressaltamos em artigos anteriores, a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD impacta as relações de trabalho desde o processo de seleção e recrutamento até após a extinção do contrato de trabalho.

Mas, quais os cuidados devem ser tomados após a demissão de um colaborador?

Se o empregado pedir a exclusão de seus dados pessoais após sua demissão, a empresa é obrigada a atender a solicitação?

Após a rescisão do contrato de trabalho, a maior discussão é com relação ao armazenamento dos dados pessoais dos ex-empregados e por quanto tempo.

De acordo com o que dispõe o artigo 15, inciso III, da LGPD, o término do tratamento dos dados pessoais ocorrerá quando da comunicação do titular solicitando que os dados sejam eliminados.

Contudo, no caso de relações de trabalho, se o empregado demitido pedir a exclusão ou eliminação dos seus dados, a empresa não deverá acatar o pedido do titular dos dados, no caso seus ex-empregados.

A recusa encontra amparo na mesma lei que prevê a possibilidade de a empresa manter os dados pessoais dos seus empregados com a finalidade de cumprimento da legislação trabalhista, ainda que haja o pedido de eliminação dos dados pelos ex-empregados.

Ou seja, tendo em vista que a legislação trabalhista exige a guarda de documentos, se a empresa fizer a eliminação dos dados pessoais de seus ex-colaboradores poderá ser autuada pela Secretaria do Trabalho, com aplicação de multas ou sanções.

No mesmo sentido, a empresa deve manter (ainda que de forma digital) arquivados os holerites, informe de rendimentos, dados de registro de empregados e demais documentos oriundos do período do contrato de trabalho mantido com o empregado.

O tratamento dos dados pessoais, nesse caso, ainda se justifica para que a empresa possa se defender caso o ex-empregado lhe promova uma ação trabalhista e seja possível comprovar os recolhimentos de FGTS, INSS, pagamentos, etc. que estejam sendo pedidos na ação.

Com relação ao tempo de armazenamento dos documentos, necessário observar o que prevê a legislação específica. Por exemplo, no caso de empregado que foi membro CIPA, as atas da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), o registro de empregados e o livro de Inspeção do Trabalho devem ser armazenados por prazo indeterminado, na medida em que as informações sobre a CIPA são inerentes a empresa e todos os seus colaboradores.

Entretanto ter amparo na lei para armazenar dados pessoais de ex-empregados não significa que a empresa poderá repassar informações que possam prejudicá-los. Por exemplo, não convém divulgar os motivos que ensejaram a demissão de um empregado, na medida em que, caso sejam repassadas más referências quanto ao motivo da demissão, o empregado poderá mover ação judicial contra a empresa sob a alegação de que devido as informações repassadas e exposição de seus dados pessoais pela empresa não consegue uma recolocação no mercado e por isso pedir a condenação da empresa ao pagamento de indenização por danos morais e materiais

em decorrência de suposta violação de seu direito fundamental à privacidade e intimidade.

Por fim, importante lembrar que a empresa deve escolher bem seus parceiros (contadores, empresas de software e de folha de pagamento, etc.) e exigir deles cuidado quanto ao tratamento dos dados pessoais de seus colaboradores.

De preferência a parceiros ou prestadores de serviços que estejam adequados à LGPD e garantam o sigilo de informações e cuidados no armazenamento de dados pessoais.

Com a LGPD em vigor, ainda mais é preciso cuidado com os dados pessoais!

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Melissa Noronha M. de Souza Calabró é sócia no escritório Noronha & Nogueira Advogados.

Pós-graduada em Direito e Processo do Trabalho pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e em Coaching Jurídico, com formação em Professional & Self Coaching pelo IBC.
É membro efetivo da Comissão de Coaching Jurídico da OAB/SP.